集客できる展示会ブースとは?【失敗の理由と集客の仕方】

2021.06.16

集客できる展示会ブースとは?【失敗の理由と集客の仕方】

「今度初めて展示会に出展するけど、ブースの作り方は?」
「いつも展示会に出展してるけど、うまく集客ができない...」

展示会ブースの担当者の方は、上記のように様々なお悩みをお抱えではないでしょうか?
今回はそんなお悩みを解決するために、集客を成功させる展示会ブースの作り方をご紹介します!


と、いうことで...こんにちは、パンフレット王国の河合です!
冒頭にもある通り、今回は展示会ブースについてです。

展示会といってもまあ色々あるとは思いますが、余程イレギュラーでなければ大体の展示会に当てはまることを前提に、記事を進めていきたいと思います!

1.集客に失敗する理由

大規模なホールで行われる展示会などは、新規の見込み客を獲得する大きなチャンスです。
しかし実際には、売り上げに繋がる見込み顧客が獲得できていない、多額の費用をかけたのにその出店費用すら回収できていない…なんてケースも少なくありません。

その理由は大きく分けて6つあります。

インターネットの普及により、情報をオンライン上で収集する人が増えています。
Webサイトに製品情報が充実している企業も多いため、ちょっと検索エンジンで「検索」ボタンを押すだけで必要な情報が入手できますね。

そのためわざわざ展示会に足を運んで情報を入手する必要性が低くなっているのが現状であり、見込み顧客が獲得できない原因として挙げられます。

近年の展示会では、製品やサービスを購買目的で来場する人は少なく、主に業界動向やトレンドなどの情報収集を目的として来場する人が増えています。

そのため、すぐに商談になる見込み顧客になりにくく、目に見える効果を出展企業側が感じづらくなっています。「足を運んでも得たい情報がある」「担当者の話を聞いてみたい」と思わせることが重要です。

見込み顧客が獲得できない原因には、来場者側の変化のほかに、出店企業側にも原因があるといえます。

展示会は「会期中の活動だけで集客できる」と考えられがちのため、事前の集客に力を入れていない企業もあります。たしかに事前の集客をしていなくても、商品やブースの装飾が目立っていれば、人数は集まるかもしれません。しかし人数が集まっただけで、そこにいる人々のほとんどは商品の購入を真剣に考えておらず、見込み顧客に繋がらないケースが多いです。

商品の購入を真剣に検討している来場者は、事前に訪問ブースを調べていることがほとんどなので、見込み顧客となる可能性が高いです。
また既存の顧客に対しても事前にアプローチすることで、展示会への興味を持って来場してもらえる可能性があります。

自社の商品やサービスを効果的に訴求するためには、ブース全体のデザインにこだわることが大切です。

来場者のニーズを意識したブース作りが出来ていないと、周りにある多くの他社ブースからターゲットとなる来場者の興味を惹くことは難しいでしょう。

そのため来場者の目的や意識を考えたうえで、足を止め、話が聞いてみたくなるようなブース演出を検討しましょう。

来場者はブースにある商品やサービスだけではなく、ブース全体としての雰囲気も見ています。

スタッフの対応が悪かったり、近寄りがたい雰囲気が出たりしていると集客率は下がります。

来場者やブース付近を通りがかる人に気さくに話しかけたりさわやかな対応をしたりなど、来場者が立ち寄りやすい雰囲気を出せば、集客率も向上するでしょう。

「展示会が終了したら営業活動も終わり」なんてことはありません。

展示会が終わった直後にこそ営業活動に活かしていきましょう。
フォローを入れなければせっかくの見込み顧客との営業案件の獲得機会を失ってしまうかもしれません。
また既存顧客の信頼関係にも影響が出る可能性もあります。

来場者へは当日、遅くても翌日にはメールを送付するように、既存顧客への来訪後のフォローはできるだけ早く行いましょう。自社のアピールや信頼に繋げ、次の開催でも集客できるように、展示会後のフォローは十分に行いましょう。

2.展示会【事前準備】

さてここからは集客できる展示会ブースについてご紹介していきます。

まずは事前準備からです。展示会までの事前準備は集客が成功するかどうかのカギを握ります。
事前準備について5つの項目に分けて簡単に説明していきます。

まず既存顧客は来場してくれる可能性が高いです。
しかし既存顧客へアプローチするのに、やみくもに顧客リストの上からDM(案内状)を送付していては、費用対効果低くなります。

各展示会にはテーマが決まっているので、そのテーマに対して興味を持ちそうな顧客を絞り込んで案内状を送付しましょう。
ターゲットを明確にすることで、既存顧客は「自分に関係がある」と感じて、集客にも効果がでます。

一般的な展示会の集客の方法は、DM(案内状)の送付です。
既存顧客だけではなく、見込み顧客へ送付することも可能です。

展示会のテーマに合わせて、見込み顧客と想定される企業をリサーチして、案内状を送付するのもいいでしょう。予算に応じて、リサーチ会社に依頼をし、リストアップするのも効果的です。

また案内状には、展示会の内容がわかるもののほかに、展示予定の商品やサービスのチラシ、担当者の名刺などを入れるのも有効です。

前述通り案内状が一般的な集客方法ですが、案内状だけでは集客に大きな効果を得ることは難しいです。

案内状が相手に届いた頃に、「展示会の案内状は届きましたでしょうか」という文面でメールを送ってみましょう。案内状の開封率があがるはずです。

ただしメールの開封率は郵便物に比べて劣るため、件名をしっかりと明記することを忘れずに送りましょう。案内状とメールの複数回のアプローチを重ねることで、自社への意識も高まります。

自社のWebサイトブログなどでの告知も忘れずに行いましょう。

事前にバナーを作り、サイトに掲載するといいでしょう。
展示会の特設サイトを開設し、タグを埋め込むことで見込み顧客のサイト内での行動が追跡できます。
その行動をもとに展示会出展のWeb広告が配信可能となり、集客に繋げられます。

自社でFacebookやTwitterなどのSNSがある場合は、SNSを使った告知も忘れずに行いましょう。
自社のWebサイトへのリンクを張り付けて、リンク先へアクセスすることで詳しい情報が見られるようにする...なんて手法もお勧めです。

既存顧客にSNSを運用している方がいれば、リンクをシェアしてくれることもあります。
そのシェアされたリンクから見込み顧客が展示会の存在を知る可能性も考えられますね。

3.展示会【当日】

事前準備の次は、展示会当日の仕掛けも検討していきましょう。
当日の仕掛けも集客には大きな影響を与えます。
ポイントを4つに分けて簡単に説明していきます。

ブース設計は来場者からの第一印象を決定づけるものです。
第一印象の良し悪しは0.3秒で決まると言われているので、一瞬で目に留まるようなブースに仕上げましょう。

ただ、出店のたびに毎回ブースのデザインが大きく変わっていると、自社を認知している顧客に誤認される可能性もあるので、ブースデザインには一貫性を持たせるようことが大切です。


多くのブースを目にする来場者が足を止めてくれるように、その商品やサービスの特徴や、顧客が得られるメリットは何かを一目で伝えられるようなキャッチコピーを設置すると良いでしょう。
キャッチコピーを設置する時は、遠くからでも見やすい大きさで、通路を歩く来場者の目に入りやすい位置を考慮して設置しましょう。


また、来場者が気軽に立ち寄りやすいブース設計をすることも大切です。
閉鎖的で中に入らないと詳細がわか
らないブースだと、自社に興味がある来場者も入りにくいものです。

反対に外からでもブース内が見渡すことが出来るような設計だと、来場者も立ち寄りやすくなるでしょう。ブース内の展示品に来場者が触れてみたくなるような工夫や、デモンストレーションの実施をするなどの工夫を施すのもお勧めです。

来場者に興味を持たせるブース設計を事前に考えて、当日は際立たせましょう。

ブースの中に来場者がいない時は、通路に出て積極的な声掛けをしたり、チラシやノベルティを配布したりして、少しでも多くの人にブースに立ち寄ってもらえるようにしましょう。
集客が進んできたら、スタッフは接客にまわるなど臨機応変な対応も必要です。

またブース付近を通りがかる人だけではなく、ブース内に来た人にも丁寧な対応を心掛けて印象を良くしましょう。説明するスタッフが一方的に来場者に話しかけることは避けて、来場者がどんな情報を欲しがっているのかしっかりヒアリングしましょう。
来場者が「具体的に導入を検討している」のか、「最新のトレンドに触れたいだけ」なのかによって、スタッフの説明内容や、説明にさく時間も変わってきます。

さらに、ブースのスタッフは、競合他社と比較した際の自社製品・サービスの優位性を必ず把握しておくようにしましょう。展示会場では、自社ブースの周囲に競合他社のブースがある場合が多いので、来場者からすると簡単に製品・サービスを比較することが可能です。
そのため、対応するスタッフは、複数の競合製品を見て回る来場者の印象に残るような説明ができるようにしましょう。

また、スタッフ全員でロゴ入りや統一カラーのユニフォームを着用すると、活気を感じることもできるのでお勧めです。

フライヤーやノベルティは来場者がブースに立ち寄るきっかけになります。
フライヤーには、商品やサービスがわかりやすく紹介されていることがポイントです。

合同展示会などの場合、来場者は複数の企業のフライヤーを持ち帰ることになります。
ほかの企業のフライヤーに自社のフライヤーが埋もれないようにするためにも、一目でわかる内容に仕上げておきましょう。

また、ノベルティはもらうと満足度が上がります。商品名や社名を入れておくと、後々の拡散効果にも期待できます。見込み顧客が興味を持ちそうなノベルティだと、集客効果もあがります。

FacebookやTwitterなどのライブ配信で、会場やブース内の雰囲気を伝えると、現地にいない人にもアピールすることが出来るので、集客にも効果的です。

また昨今では、YouTube Liveで商品の説明を行いECサイトへ誘導する方法も効果的です。

4.展示会【終了後】

展示会終了後は来場者へのフォローを忘れずに行いましょう。せっかくたくさんの集客が出来たとしても、そこから商談が発生しなければ高い費用を払って出店した意味がありません。

例えば見込み顧客であれば、素早い対応をして自社を印象付けましょう。
既存顧客に対しては、来訪後のフォローを行うことで信頼の向上につながります。

理想は、ブースに来場いただいた翌日にメールを送ることです。
会場内のスタッフでの対応が難しければ、社内の対応できるスタッフから送ってもらっても大丈夫です。


ブースでのお礼のメールを送っても反応がないことが多いですが、ブースでの対応状況次回のアクションをしっかりと記録し、時間をかけて営業活動に活かしましょう。

来場者の名刺や対応記録は社内でルール化して、アンケートなどと合わせて管理・見直しをすることで、費用対効果の検証や、次回出店を検討する際にも大いに役立ちます。

5.まとめ

展示会で集客するには、会期中の活動だけでなく、事前準備から当日の仕掛け展示会終了後のフォローまでが大切です。

集客がうまくできずお困りの担当者の方はぜひ一度、今回の記事を参考にしていただき、次回からの展示会に活かしてみてください。

弊社では、椅子や机のカバー、バナースタンドなど展示会で使用するアイテムの制作を承っております。
そのほかパンフレットやチラシ・会社案内など様々な印刷物の制作も承ります。
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